Forenklet prosess med effektivt system

Om filmsenteret

Viken Filmsenter er en regional aktør i Viken og Oslo, med mål om å styrke og utvikle film- og audiovisuelle prosjekter i regionen. Gjennom tilskudd til utvikling av prosjekter og bransjehevende tiltak, arbeider senteret for å støtte og utvikle bransjeaktører. Bærekraftig utvikling er et kjerneengasjement for Viken Filmsenter, som oppmuntrer og støtter prosjekter som tar hensyn til miljøet og arbeider for en mer bærekraftig filmindustri.

Viken Filmsenter arbeider aktivt for å fremme samarbeid og nettverksbygging i film- og audiovisuell bransje, med fokus på å knytte sammen lokale, nasjonale og internasjonale partnere. Dette bidrar til å fremme kreative synergier og styrke regionens tilstedeværelse og synlighet i bransjen. Gjennom sitt engasjement og arbeid bidrar Viken Filmsenter til å skape et levende og innovativt miljø regionen.

Utfordring

Viken Filmsenter hadde allerede et system for saksbehandling som lenge hadde vært nyttig, men de savnet vedlikehold og mulighet for tilpasning til deres egne spesifikke behov, fremfor generelle løsninger. De ønsket at systemet skulle hjelpe dem gjennom prosessen og arkivere dokumentasjon på en måte som gjorde det enkelt å navigere i historikken og sikret dialog med søkeren. Tidligere hadde kommunikasjon med søkerne foregått via e-post, og arkivering måtte gjøres manuelt, uten tilrettelegging for kategorisering og søk.

For å forenkle og effektivisere prosessen for saksbehandler og søker, ønsket Viken Filmsenter et system som samlet all data og kommunikasjon på ett sted. Systemet skulle ha funksjonalitet for integrasjon med økonomisystem og kunne bidra til intern dialog. Det måtte også tilrettelegges for og kvalitetssikre prosessen, slik at denne ble mindre personavhengig og reduserte risikoen for menneskelige feil. Det var også viktig at systemet kunne tilpasses i henhold til Vikens spesifikke behov. Etter en evaluering av alternativene, falt valget på eApply fra Innovit.

eApply

Nytt system for saksbehandling har spart Viken Filmsenter for både tid og frustrasjon. Det er mindre tidkrevende å lete frem dokumenter, og saksbehandlerne trenger ikke lengre bruke tid på å sikre historikk fra kommunikasjon, ettersom alt arkiveres automatisk på riktig søker og tilskuddsordning gjennom eApply. Tidligere sideførte Viken Filmsenter parallelle oversikter for rapportering. Gjennom eApply har de tilgang til statistikk og rapportering direkte i systemet. Funksjonaliteten er fleksibel, og Viken Filmsenter har fått satt opp tilpasninger i henhold til egne behov.

Da Viken filmsenter skulle innføre nytt søknadssystem var de opptatt av at det skulle være et system som primært var brukervennlig for søker. Skjemaer for søknader og rapportering skulle være så intuitive som mulig og frister skulle varsles automatisk. Søkerne opplever dette som effektivt og mindre byråkratisk enn tidligere.