Tilskudd og stipend for å fremme kultur, språk og samfunnsliv

Om parlamentet

Sametinget er det samiske folkets folkevalgte parlament i Norge og er et selvstendig folkevalgt organ. Parlamentet skal styrke samenes politiske stilling og fremme samenes interesser i Norge, bidra til en likeverdig og rettferdig behandling av det samiske folket og arbeide med å legge forholdene til rette for at samene kan sikre og utvikle sitt språk, sin kultur og sitt samfunnsliv.

Hvert år håndterer Sametinget både direkte tilskudd og søknadsbaserte stipend og tilskudd, til en rekke ulike prosjekter og utviklingsarbeid. Det finnes egne tilskuddsordninger rettet mot blant annet utdanning, kultur, helse, næring, politikk og språk. I tillegg håndterer Sametinget stipendordninger for videregående skole og høyere utdanning. For å effektivisere håndteringen av tilskudds- og søknadsordninger, valgte Sametinget eApply som arbeidsverktøy for å samle alle oppgaver i ett system.

Utfordring

Sametinget behandler over 700 tilskuddssøknader og nærmere 1000 søknader om stipend i året. Alle søknader skal håndteres likt og gå gjennom samme prosess. Prosessen innebærer flere oppgaver og krever grundig dokumentasjon for å sikre historikk. I tillegg håndterer Sametinget direkte tilskudd til kultur og andre institusjoner som mottar midler årlig. Disse tilskuddene er øremerkede, men krever likevel standardiserte rutiner og dokumentasjon.

Søknadsprosessen ble tidligere gjennomført ved hjelp av et saksarkiv, og oversikt over alle tilskudd ble lagret i en separat database. Prosessen ble håndtert av saksbehandlere som måtte benytte ulike systemer for å gjennomføre alle relaterte oppgaver. For å effektivisere jobben for saksbehandlerne og automatisere dokumentasjon og historikk, ønsket Sametinget et nytt verktøy for håndtering av tilskudd og søknader. De ønsket en hyllevare fremfor en skreddersydd løsning, for å sikre at systemet var ferdig utviklet, testet av andre og klar til bruk. Etter en anbudsprosess, falt valget på eApply fra Innovit.

eApply

Etter å ha tatt i bruk eApply har Sametinget samlet alle oppgaver forbundet med både søknadsbaserte og direkte tilskudd og stipend, i ett system. Systemet har funksjonalitet for søknadsprosess, saksbehandling, oppfølging, dialog med søker, budsjett, rapportering og mye mer. Saksbehandlerne kan selv sette opp logikken bak de ulike tilskuddsordningene, deretter hjelper systemet å holde oversikt over status, historikk og fordeling av midler.

Søkere og tilskuddsmottakere bruker portalen til å melde inn behov og rapportere om bruk av midlene gjennom «Min side», her foregår også all kommunikasjon mellom søker og saksbehandler. Portalen sørger for at all informasjon, som for eksempel organisasjonsnummer, tilganger og relevante ordninger automatisk kobles opp mot den relevante ordningen og til den aktuelle søker.

eApply er en digital hyllevare, som kan tilpasses til organisasjonens måte å jobbe på og deres behov for ulike tilskuddsordninger. Innovit har bistått Sametinget med implementering og tilpasning av eApply, og hjelper dem kontinuerlig ved behov for support og videreutvikling.