Effektivisert søknadsprosess for tilskudd til film, serier og spill

Norsk filminstitutt (NFI) er statens forvaltningsorgan på film- og spillområdet, og er underlagt Kulturdepartementet. Instituttet fremmer audiovisuelle historier og opplevelser, og fordeler tilskudd til utvikling, produksjon, lansering og formidling av film, serier og spill.

NFI har en rekke tilskuddsordninger innen blant annet utvikling, produksjon, kompetanseheving, lansering og arrangement. Instituttet har 625 millioner til fordeling og behandler 2000 søknader årlig.

For å sikre en effektiv og sømløs søknadsprosess og saksbehandling, og gjøre både intern og ekstern samhandling enkel og oversiktlig, valgte NFI eApply som arbeidsverktøy for håndtering av søknadsbaserte tilskudd.

Utfordring

For aktører som håndterer store mengder søknader og omfattende budsjetter, er systematikk og rutine avgjørende for effektivitet og kvalitetssikring. NFI hadde fra tidligere et digitalt saksbehandlingssystem, men ønsket et nytt system som kunne håndtere samtlige tilskuddsordninger, sikre likebehandling og som kunne integreres med økonomi og arkiv på en god måte. Målet var å effektivisere saksbehandling og forenkle samhandling på tvers av avdelinger, samtidig som man økte servicegraden for søkerne, gjennom en egen søknadsportal.

Formålet med søknadsportalen var å gjøre det raskere å gjennomføre søknadsprosessen, gi søkere oversikt over sine søknader og prosjekter og mulighet til å følge hele løpet til et prosjekt i samme portal. NFI ønsket seg en hylleløsning, men med mulighet for å sette sitt eget avtrykk og videreutvikle etter egne behov. Etter en anbudsprosess, falt valget på eApply fra Innovit.

eApply

NFI sin tilskuddsprosess er spesiell ettersom søknader er en del av større prosjekt og må kunne settes i sammenheng med disse. eApply har funksjonalitet for å ivareta dette og gir saksbehandler god oversikt over hele løpet til både søknad og prosjekt. Systemet gjør det mulig for systemforvalter å konfigurere nye tilskuddsordninger, sette opp skjema og håndtere rapportering og brukeroppfølging. Dette medfører at NFI kan være selvstendig i den daglige driften av systemet, uten at det er behov for løpende support fra systemutvikler.

For å sørge for effektiv og kvalitetssikret håndtering av budsjett og utbetaling av tilskudd, benytter NFI eApply sin funksjonalitet for integrasjon mot deres økonomisystem, Agresso, slik at man løpende har oversikt over hva som er utbetalt i forskjellige prosjekt. NFI benytter også eApply som rapporteringsverktøy på tvers av avdelinger, for å effektivisere oversikt og dele innsikt internt.

For eksterne søkerne har eApply medført en forenklet og tidsbesparende søknadsprosess, hvor systemet håndterer aktiviteter som søker tidligere måtte holde kontroll på selv. Søknadsportalen gir oversikt over hva som skal leveres, minner om status og frister og holder kontroll på søknadsprosessen på vegne av søkerne. NFI får tilbakemeldinger om at søkerne opplever dette som en forbedring.