Effektiv prosess for tilskuddsbehandling til integrering og mangfold

Om direktoratet

IMDi skal styrke kommunenes, sektormyndighetenes og andre samarbeidspartneres kompetanse på integrering og mangfold. IMDi er et fagdirektorat, forvaltningsorgan og nasjonalt kompetansesenter med ansvar for integreringsfeltet. Direktoratet forvalter tilskudd til kommuner, fylkeskommuner, arbeidsgivere og frivillige organisasjoner. For å sikre effektivitet, likebehandling og god dokumentasjon for både saksbehandler og søker, valgte IMDi eApply som arbeidsverktøy for håndtering av søknadsbaserte tilskudd.

Utfordring

I tilskuddshåndtering er en god tommelfingerregel at alle søkere skal behandles likt i søknadsprosessen. Dette innebærer at ulike saksbehandlere må benytte samme prosess, systematikk og rutiner i møte med søker. I tillegg må dokumentasjon og historikk sikres og arkiveres på en måte som oppfyller krav for innsyn og tilrettelegger for revisjon.

IMDi forvalter faste og prosjektbaserte tilskuddsordninger til ulike mottakere som kommuner, frivillige organisasjoner, private tilbydere og andre målgrupper. For å håndtere sine søknadsprosesser, benytter IMDi eApply fra Innovit.

Sub-header: eApply

eApply er et fleksibelt verktøy som kan skreddersys i henhold til tilskuddsforvalters prosesser og unike behov. Løsningen har mulighet for tilpassing, både for organisasjonen, men også til den enkelte tilskuddsordning. Vi har hjulpet IMDi å integrere eApply med deres systemer og tilpasse løsningen til deres behov.

Dokumentasjon fra søknadsprosesser lagres automatisk i arkivsystemet gjennom eApply, noe som bidrar til å heve kvaliteten og spare tid for saksbehandler, da det ikke lengre er opp til den enkelte å arkivere dokumenter.

Løsningen har funksjonalitet som lar bruker sette opp egendefinert struktur for ulike søknadsrunder, bygge egne skjema og definere regelstyring. På denne måten kan man sikre at alle saksbehandlere følger samme mal i søknadsprosesser, noe som bidrar til likebehandling av søkere. Når tilskuddsrunder er definert i eApply, kan disse gjenbrukes med ønskede justeringer. Dette sparer tid for administrator ved oppsett av nye tilskuddsordninger. Brukere kan selv sette opp og tilpasse struktur for søknadsrunder, eller få support av Innovit om de ønsker det.

eApply bidrar også til å sikre kommunikasjon gjennom egen profil-side for søkere, hvor de har oversikt over åpne og historiske søknader og hvor all dialog med saksbehandler foregår. Saksbehandlere kan kommunisere med enkeltorganisasjoner eller alle søkere. På denne måten kan man sikre at alle søkere mottar informasjon på samme tidspunkt.

Tjenesten har også mulighet for integrasjon til Power BI, med tilgang til en rekke rapporter om tilskuddsordninger, hvor brukere kan hente ut standardisert og oppdatert statistikk, enkelt og effektivt. IMDi benytter rapportene fra eApply til å rapportere til departementet, for å gi innsikt i status for tilskuddsordningene og oversikt over fordeling av midler. Den standardiserte rapporteringen gjør det effektivt å kommunisere internt og sparer saksbehandler for mye tid som tidligere har gått med til å produsere rapporter manuelt.